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打电话下单的时代已经过去?! 香港证监会就微信/WhatsApp下单发5大指引

2018-05-21
随着智能手机普及化,香港券商提供以WhatsApp、微信(WeChat)等即时通讯应用程式下单的服务将是大势所趋。为了与时并进,香港证监会于2018年5月15日发出了一份通函,在欢迎券商以即时通讯应用程式为客户下单的同时,发出了5大监管指引,主要要求包括需将交易讯息纪录备存最少两年、需事先取得客户同意,以及不可删除或收回已发送的交易指示讯息等等。

不少香港券商及客户为赶上潮流或考虑到他们之间的常用联系模式,或会使用即时通讯应用程式的方法下单,此方法亦因为外地较难使用电话或券商提供的交易APP下单,而特别受海外尤其内地的客户欢迎。不过,在带来便利的同时,我们亦不应忽略其衍生的一些实际问题及风险。

市面上的即时通讯应用程式林林总总,有部分甚至提供「阅后即焚」的功能,即甲方发送信息至乙方后,信息将于乙方阅读后即时或隔一段时间后自动删除,另外亦有不少通讯应用程式容许用户删除讯息,或影响券商及监管机构对交易纪录进行核实,监察及备存。另外,如果经纪并非以公司电话,而是以个人电话接收客户透过即时通讯应用程式下单,又应如何确保交易纪录妥善保存?

为保障自己的权益,无论您是券商或是使用券商服务的客户,在使用即时通讯应用程式收发交易指示前,亦应仔细考虑有关安排是否安全及合规,并与对方清楚厘定下单落盘的准则。除非券商能确保符合所有相关规定,否则券商应禁止经纪透过即时通讯应用程式收取客户的交易指示。

在券商的角度,亦应在适当地了解特定应用程式的功能及限制,并审慎评估所涉及的风险之情况下,订立充足的监控措施和系统。券商亦应与客户清楚列明接受通过哪些程式下单,并定期跟进会否有需要因应程式推出新版本或新功能而对其运作造成影响。

以下为香港证监会就券商以即时通讯应用程式为客户下单所发出的指引之5大重点:

1. 集中的备存纪录
指引要求券商将所有交易指示讯息整全地记录及集中管理,并妥善地保存不少于两年。除此之外,券商亦应妥善保存用来储存和处理交易指示讯息的即时通讯帐户和装置,以减少出错的机会及尽量减低纪录被窜改的风险。另外,指引亦提到券商应制定合适的安排及准备足够的容量,以能够防止被不适当地修改或删除的形式,将交易指示讯息储存及备份。

2. 安全性及可靠性
指引提醒券商应认证及核实发送交易指示讯息的客户的身分,如有疑问应以电话或书面方式直接。另外,指引亦提醒券商密切留意与即时通讯应用程式相关的骗案趋势,实施充分而合适的保安措施及应变计划,以减低被入侵或服务中断时的风险。

3. 合规监察
指引要求券商确保能便捷地取览所有交易指示讯息,并安排合适的装备和设施,以进行定期的合规监察和审计,将交易指示讯息与有关客户的帐户活动进行对照,以侦测不合常规的情况及潜在的不当行为。券商亦应留意是否出现不寻常的交易,如交易模式的改变或大手买卖成交量低的股票,于适当情况下与客户核实。

4. 內部政策及程序
指引要求券商制定书面政策及程序,清楚地向职员传达及提供充足培训,并确保客户交易指示能尽快地执行。除非券商可全面控制交易指示讯息的记录及备存,否则应禁止其职员作出、发送或接收与客户交易指示有关的电子通讯。

5. 客户认知
指引提醒券商要提高客户对系统保安的意识,并确保在允许客户使用即时通讯应用程式来发出交易指示前,该客户已完全了解所有潜在的保安风险,如仿冒诈骗、恶意程式、帐户盗窃、被冒充身分及系统操作风险。券商亦应充分地向客户传达及商定使用即时通讯应用程式来发出交易指示的条款。
 
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